10 excellents conseils pour organiser un concert magnifique !

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Il peut paraître difficile d’organiser un concert. Mais avec un peu d’autonomie et de sang-froid, tout le monde peut y arriver. Nos dix conseils pour un concert réussi :

1er conseil : trouver un lieu convenable

Exemple d’un concert de Michael Jones

Choisissez bien la salle que vous voulez utiliser en fonction de ce qu’elle propose. L’endroit est-il connu ? Quel personnel travaille dans cette salle (technicien son, lumière, sécurité, …) ? Quel espace est-elle prête à mettre à votre disposition ?
Tout ceci, ce sera à vous de le gérer au mieux, ne vous arrêtez pas à la première salle vous paraissant bien ! Cherchez plutôt à frapper à toutes les portes et à négocier au mieux avec les gérants des lieux.

2éme conseil : définissez le budget de la soirée

Un concert coûte cher à être préparé, prévoyez clairement votre budget pub, le coût de chaque groupe invité lors de ce concert, la location de la sono et de leur hébergement, de la salle du concert et les déclarations SACEM et CNV obligatoires pour être en règle aux yeux de la loi.

3éme conseil : trouver le backline et le matériel de sonorisation

Tous les groupes ne peuvent pas trimbaler toutes leurs affaires ! Il faut donc prévoir en conséquence du matériel de rechange prêt à l’emploi ! Il faudra vous charger de définir le matériel utilisé par les groupes de musique, quelques soit leur besoin réel, à travers une fiche technique à étudier avec la salle et les loueurs d’équipements.

4éme conseil : trouver un hébergement

Il vous faudra voir AVEC les invités ou préfèrent-t-ils dormir, à l’hôtel ou chez l’habitant :

  • Si vous choisissez de les faire dormir a l’hôtel, il est préférable que ce soit un bon hôtel dans lequel ils pourront vraiment se reposez avant et après le concert, donc prévoyez un budget assez conséquent ! On appelle « Day Room » une chambre d’hôtel qu’on loue uniquement la journée.
  • Si vous Choisissez de les faire dormir chez l’habitant, il est préférable de prévoir suffisamment de matelas dans des pièces propre, chauffée et suffisamment calme, il ne faudrait qu’ils arrivent en étant exténués ou qu’ils ne puissent pas dormir de la nuit !

5éme conseil : s’occuper des démarches administratives

Il est important de déclarer votre concert auprès de la SACEM et la CNV, un organisme international qui s’occupe de la gestion des droits d’auteurs français. Il vous sera demandé de payer une somme en fonction du lieu et des groupes jouent dans votre concert, cette somme correspondra à environ 15% du chiffre d’affaire de votre événement ou de vos dépenses si l’événement est gratuit. Le dossier est à préparer au moins 15 jours à l’avance, si l’événement est déjà passé une majoration de 20% va s’appliquer.

6éme conseil : organiser l’équipe

Ça y est, vous avez Trouvé :

  1. Une salle qui vous plaît
  2. Le ou les groupes qui vont participez au concert
  3. Le matériel de sonorisation et de rechange
  4. Un hébergement
  5. Vous vous êtes occupé des démarches administratives.

C’est suffisant non ? Bien sûr … enfin si vous voulez avoir des problèmes de sécurité, le son qui marche pas, … Il sera donc nécessaire de constituer une équipe suffisamment étoffer pour répondre aux besoins du concert que ce soit directement avec la scène (ingénieur du son, de la lumière …) ou du reste de la salle (agents d’accueil, agent de sécurité, barman ou/et cuisinier…)

7éme conseil : faire une promotion complète

Lorsque vous organiser un concert, ne vous attendez pas à ce que toute la région le sache sans rien faire ! La communication ne doit surtout pas être négligée ! Parler en autour de vous que ce soit physiquement ou sur les réseaux sociaux mais, ne vous arrêtez pas à un petit post sur Facebook ou sur Twitter, il vaut mieux en faire trop que pas assez mais sans oublier la qualité ! Rappeler vous que les plus grandes entreprises du monde on un budget pub aussi élever que le budget alloué à la création et l’amélioration de leur produit ! Affiche public, création d’un dossier de presse en vue d’interview ou reportages dans les médias locaux, appels aux comités d’entreprises ou aux associations locales…

8éme conseil : respecter les groupes et leur manager

Lorsque vous accueillez un groupe, il est important de faire tout ce que vous pouvez (sans rentrer dans l’excès) pour ce groupe. Quel habitude alimentaire ont-ils ? Ont’ils des allergies ? Leur hébergement est-il réellement convenable, disposent-ils réellement tout le matériel nécessaire à la bonne réussite du spectacle ?

Autre point important, n’hésitez pas à tout organiser des mois à l’avance, il est préférable d’avoir tout prévu correctement mais que ce soit annulé que de s’y prendre au dernier moment et ne pas réussir a tout prévoir !

Pour aller plus loin voici quelque comportement inapproprié répertorier par une manageuse :

9éme conseil : attention covid

En ces années de pandémie mondiale, il est crucial de connaître ce qui peut être fait ou non. De manière générale tenez-vous au courant des dernières actualités. Certaines lois peuvent ou non permettre d’organiser un concert. Dans le cadre du sauvegarde du patrimoine français le gouvernement a mis en place certaine les voici :

10éme conseil : bien s’organiser

un agent de sécurité avec un talkie-walkie, lors d'un concert en pleine air
Agent de sécurité avec un talkie-walkie, lors d’un concert en pleine air

Avant même que le concert commence, il est important de s’organiser, établissez un planning précis :

  • Prévoyez l’heure d’arrivée des artistes ainsi que des prestataires et du personnel.
  • Expliquer-leur comment se déroulera le concert, assigniez-les à leur poste en formant les équipes.
  • Prévoyez des espaces personnel pour chaque artiste tel que des loges.
  • Enfin prévoyez des bureaux aux prestataires, pour effectuer les derniers préparatifs, leurs contrats et leur rémunérations.

Prévoyez des badges spécifiques, liés à chaque membre du personnel précisant les endroits où il peuvent aller. En fonction de leur poste prévoyez d’autres avantages qui les aideront comme les talkie-walkies pour des agents de sécurité, n’oubliez pas les badges spécifiquement liés aux éventuels invités VIP, partenaires, photographes et pour la presse qui leur donnera accès a un espace dédié et des places réservées. Les photographes sont généralement autorisé à prendre des clichés les premières minutes du spectacle.

Lors du concert faite attention à faire respecter les normes en termes de bruits et de sécurité des participants.

Une fois le concert terminé, remettez la salle telle que l’on vous l’a loué puis faites les comptes et complétez votre déclaration à la SACEM. Organiser éventuellement une petite fête pour remercier tous ceux qui ont permis de faire de ce concert un pur moment de paradis.

Après que l’événement se soit dérouler, capitalisez autant que possible sur son éventuelle succès ou sur les éventuelle ratés de votre concert. Ne faite pas l’autruche ! Tous problèmes et défauts du concert sera critiqué d’une manière ou d’une autre et se saura très vite, reconnaître qu’il y a eu des problèmes et savoir les expliquer vous permettra de vous améliorer.


Pour aller plus loin :

Le cadre réglementaire

L’organisation de spectacles s’exerce dans un contexte réglementaire et législatif précis.

C’est dans l’optique de vous donner un rapide résumer des principaux droits et devoir de tout organisateur de spectacle que l’on vous propose cet article.

Cette article s’appuie sur un autre article ne provenant pas de splatsh.fr.

Il est volontairement moins fourni que son homologue, car il a pour butte de permettre à toute personne de comprendre les droit et devoir d’un organisateur de spectacle sans rentrer dans les détails.

Nous vous conseillons vivement de lire l’article joint ci-dessous qui va plus en profondeur dans les point aborder.

https://www.irma.asso.fr/L-organisation-de-spectacles

1er point : Les autorités administratives

1: La préfecture

Elle peut accorder ou refuser un certain nombre d’autorisations administratives concernant les spectacles comme l’autorisation de débit de boisson, elle gère les manifestations sur la voie publique, l’installation d’un chapiteau de plus de 300 places, l’emploi d’enfants mineurs de moins de 16 ans.

2: La mairie

Il est nécessaire de la solliciter pour toute utilisation de la voie publique. Que ce soit l’utilisation directe d’un espace public comme un jardin, poser des panneaux publicitaires, demander de bloquer une voie publique ou l’installation d’un chapiteau.

À la suite des attentats de 2015, une loi rentrer en vigueur imposent à toute manifestation de respecter un niveau de sécurité.

3: La salle et le lieu du spectacle

Si c’est un lieu « aménagé pour les représentations publiques », Le numéro de récépissé ou le n° de licence est obligatoire, cette licence vous est fourni par la DRAC (Direction générale des affaires culturelles) lors de commission plusieurs fois par an, sous réception d’un dossier complet justifiant d’expériences et revenus fixes sur liés à l’événementiel sur les mois et années précédantes. Cette licence sera également nécessaire pour souscrire une assurance adaptée auprès d’un assureur pour l’événement, ou pour placer votre billetterie dans la plupart des points de ventes connus, comme les grandes surfaces. En plus la salle dois avoir une habitation ERP, Il sera important de demander en premier lieu si l’établissement a bien cette habilitation. Certains spectacles demande d’autres autorisations.

4: La police et la gendarmerie

Il est préférable de travailler avec les forces de l’ordre. Prévenez-les au moins 1 mois à l’avance et un rappel 48h avant l’événement, donnez des indications sur le déroulement de la manifestation. Cela leur permettra en cas de problème de mettre en place des réponses adaptées.

2éme point : La sécurité et la sûreté du lieu

À la demande du maire, une commission de sécurité peut déterminer si une manifestation peut être autorisée. Elle sert à déterminer si la capacité du lieu et l’accueil d’un spectacle et son publique sont conformes à la sécurité et se déroule en 30 minutes généralement quelques heures avant le début, une fois que vous êtes prêt et installé.

Il est important de mettre en place un système qui permette la sécurité des personnes présente en permettant au secours de pouvoir agir rapidement.

À partir de l’ouverture des portes au public, vous avez l’obligation de sécuriser l’enceinte du spectacle, mais aussi dans un rayon de 50 mètres autour de l’établissement. Donc attention tout problème situer dans ce périmètre sera de votre ressort !

Plus vous monterez un grand spectacle plus vous devrez avoir un service de sécurité important. Choisissez-la bien en fonction du contexte, il yt a plusieurs catétgories d’agents, le SIAP 1 étant généralement indispensable car formés aux normes incendies et 1ers secours. Il ne faut jamais lésiner sur le système de sécurité, c’est un des éléments le plus important dans le bon déroulement d’un spectacle !

3éme point : Démarche et autre autorisations

1: Les assurances

Vous avez l’obligation de souscrire a une assurance responsabilité civile organisatrice. Cependant, il est conseillé d’avoir une assurance tous risques matériels et une assurance annulation.

2: La SACEM, les taxes fiscales, la TVA, ouverture d’un débit de boissons temporaire

Il convient de prévenir la SACEM 15 jours avant la manifestation. Elle adresse alors un contrat dont les obligations devront être tenues !

La taxe fiscale est obligatoire, le redevable doit déclarer ses recettes au CNM. De plus la TVA peut être appliquée a des niveaux différents il conviendra d’y faire attention aux différents taux de TVA en fonction de l’ampleur et du caractère de votre spectacle. Par exemple la billetterie de votre spectacle est généralement à 2,1%, mais si vous disposez d’une buvette ou boutique elle passe à 5,5%.

L’ouverture d’un débit de boissons temporaire se doit d’avoir été délivré par la mairie (ou la préfecture en fonction de la taille de l’événement). Tous les renseignements nécessaires sont disponibles sur le guide pour l’ouverture d’un débit de boissons temporaire qui a été édité par le ministère de l’Intérieur. Le service animation de votre commune peut aussi vous renseigner.

3: L’emploi des artistes et de bénévoles

Tous artistes sont rémunérés sous formes de salaire, sauf ceux inscrits sur le registre du commerce, pouvant être rémunérés sous forme d’honoraires. Ce salaire est réglementé par le code du travail.

Pour les bénévoles. Bien qu’il n’hésite pas de définition juridique du bénévolat, certains textes précisent cependant le principe et les limites du bénévolat.

Pour aller plus loin nous vous conseillons cette excellent article qui va plus en profondeur dans le sujet traité par cet article :

https://www.irma.asso.fr/L-organisation-de-spectacles

www.splatsh.fr

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