Il peut paraître difficile d’organiser un concert. Mais avec un peu d’autonomie et de sang-froid, tout le monde peut y arriver. Nos dix conseils pour un concert réussi :
1er conseil : trouver un lieu convenable
Choisissez bien la salle que vous voulez utiliser en fonction de ce qu’elle propose. L’endroit est-il connu ? Quel personnel travaille dans cette salle (technicien son, lumière, sécurité, …) ? Quel espace est-elle prête à mettre à votre disposition ?
Tout ceci, ce sera à vous de le gérer au mieux, ne vous arrêtez pas à la première salle vous paraissant bien ! Cherchez plutôt à frapper à toutes les portes et à négocier au mieux avec les gérants des lieux.
2éme conseil : définissez le budget de la soirée
Un concert coûte cher à être préparé, prévoyez clairement votre budget pub, le coût de chaque groupe invité lors de ce concert, la location de la sono et de leur hébergement, de la salle du concert et les déclarations SACEM et CNV obligatoires pour être en règle aux yeux de la loi.
3éme conseil : trouver le backline et le matériel de sonorisation
Tous les groupes ne peuvent pas trimbaler toutes leurs affaires ! Il faut donc prévoir en conséquence du matériel de rechange prêt à l’emploi ! Il faudra vous charger de définir le matériel utilisé par les groupes de musique, quelques soit leur besoin réel, à travers une fiche technique à étudier avec la salle et les loueurs d’équipements.
4éme conseil : trouver un hébergement
Il vous faudra voir AVEC les invités ou préfèrent-t-ils dormir, à l’hôtel ou chez l’habitant :
- Si vous choisissez de les faire dormir a l’hôtel, il est préférable que ce soit un bon hôtel dans lequel ils pourront vraiment se reposez avant et après le concert, donc prévoyez un budget assez conséquent ! On appelle « Day Room » une chambre d’hôtel qu’on loue uniquement la journée.
- Si vous Choisissez de les faire dormir chez l’habitant, il est préférable de prévoir suffisamment de matelas dans des pièces propre, chauffée et suffisamment calme, il ne faudrait qu’ils arrivent en étant exténués ou qu’ils ne puissent pas dormir de la nuit !
5éme conseil : s’occuper des démarches administratives
Il est important de déclarer votre concert auprès de la SACEM et la CNV, un organisme international qui s’occupe de la gestion des droits d’auteurs français. Il vous sera demandé de payer une somme en fonction du lieu et des groupes jouent dans votre concert, cette somme correspondra à environ 15% du chiffre d’affaire de votre événement ou de vos dépenses si l’événement est gratuit. Le dossier est à préparer au moins 15 jours à l’avance, si l’événement est déjà passé une majoration de 20% va s’appliquer.
6éme conseil : organiser l’équipe
Ça y est, vous avez Trouvé :
- Une salle qui vous plaît
- Le ou les groupes qui vont participez au concert
- Le matériel de sonorisation et de rechange
- Un hébergement
- Vous vous êtes occupé des démarches administratives.
C’est suffisant non ? Bien sûr … enfin si vous voulez avoir des problèmes de sécurité, le son qui marche pas, … Il sera donc nécessaire de constituer une équipe suffisamment étoffer pour répondre aux besoins du concert que ce soit directement avec la scène (ingénieur du son, de la lumière …) ou du reste de la salle (agents d’accueil, agent de sécurité, barman ou/et cuisinier…)
7éme conseil : faire une promotion complète
Lorsque vous organiser un concert, ne vous attendez pas à ce que toute la région le sache sans rien faire ! La communication ne doit surtout pas être négligée ! Parler en autour de vous que ce soit physiquement ou sur les réseaux sociaux mais, ne vous arrêtez pas à un petit post sur Facebook ou sur Twitter, il vaut mieux en faire trop que pas assez mais sans oublier la qualité ! Rappeler vous que les plus grandes entreprises du monde on un budget pub aussi élever que le budget alloué à la création et l’amélioration de leur produit ! Affiche public, création d’un dossier de presse en vue d’interview ou reportages dans les médias locaux, appels aux comités d’entreprises ou aux associations locales…
8éme conseil : respecter les groupes et leur manager
Lorsque vous accueillez un groupe, il est important de faire tout ce que vous pouvez (sans rentrer dans l’excès) pour ce groupe. Quel habitude alimentaire ont-ils ? Ont’ils des allergies ? Leur hébergement est-il réellement convenable, disposent-ils réellement tout le matériel nécessaire à la bonne réussite du spectacle ?
Autre point important, n’hésitez pas à tout organiser des mois à l’avance, il est préférable d’avoir tout prévu correctement mais que ce soit annulé que de s’y prendre au dernier moment et ne pas réussir a tout prévoir !
Pour aller plus loin voici quelque comportement inapproprié répertorier par une manageuse :
9éme conseil : attention covid
En ces années de pandémie mondiale, il est crucial de connaître ce qui peut être fait ou non. De manière générale tenez-vous au courant des dernières actualités. Certaines lois peuvent ou non permettre d’organiser un concert. Dans le cadre du sauvegarde du patrimoine français le gouvernement a mis en place certaine les voici :
10éme conseil : bien s’organiser
Avant même que le concert commence, il est important de s’organiser, établissez un planning précis :
- Prévoyez l’heure d’arrivée des artistes ainsi que des prestataires et du personnel.
- Expliquer-leur comment se déroulera le concert, assigniez-les à leur poste en formant les équipes.
- Prévoyez des espaces personnel pour chaque artiste tel que des loges.
- Enfin prévoyez des bureaux aux prestataires, pour effectuer les derniers préparatifs, leurs contrats et leur rémunérations.
Prévoyez des badges spécifiques, liés à chaque membre du personnel précisant les endroits où il peuvent aller. En fonction de leur poste prévoyez d’autres avantages qui les aideront comme les talkie-walkies pour des agents de sécurité, n’oubliez pas les badges spécifiquement liés aux éventuels invités VIP, partenaires, photographes et pour la presse qui leur donnera accès a un espace dédié et des places réservées. Les photographes sont généralement autorisé à prendre des clichés les premières minutes du spectacle.
Lors du concert faite attention à faire respecter les normes en termes de bruits et de sécurité des participants.
Une fois le concert terminé, remettez la salle telle que l’on vous l’a loué puis faites les comptes et complétez votre déclaration à la SACEM. Organiser éventuellement une petite fête pour remercier tous ceux qui ont permis de faire de ce concert un pur moment de paradis.
Après que l’événement se soit dérouler, capitalisez autant que possible sur son éventuelle succès ou sur les éventuelle ratés de votre concert. Ne faite pas l’autruche ! Tous problèmes et défauts du concert sera critiqué d’une manière ou d’une autre et se saura très vite, reconnaître qu’il y a eu des problèmes et savoir les expliquer vous permettra de vous améliorer.
Pour aller plus loin :
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