Une fois le seuil de rentabilité atteint par les réservations, nous pouvons concevoir l’Arbre de Noël en 10 étapes, sur 3 semaines.
Tâches réalisées :
Semaine 1
1. Conceptualisation
Réalisation du cahier des charges, de l’organisation et la logistique de l’événement.
2. Prévisionnel
Calcul des coûts, du seuils de rentabilité et de la répartition des bénéfices.
3. Création des supports de communication
Affiches, flyers et bannière facebook sont préparés.
4. Recherches des exposants
Nous allons proposer à une sélection de magasins de vendre leurs cadeaux sur places. Ils toucheront 90% de la vente et ne paient pas de stand.
Semaine 2
5. Ouverture de la billetterie.
Nous mettons en ligne la billetterie de l’événement sur notre site et dans les points de ventes habituels (grandes surfaces, offices de tourisme, site internet spécialisés).
6. Dossier de presse et partenariat.
Nous rédigeons un article de présentation sur notre site et l’envoyons à la presse locale, afin de couvrir l’événement et organiser des jeux dans les médias.
7. Campagne de présentation aux CE
Nous réalisons une campagne d’appels pour informer les comités d’entreprises du secteur de la tenue de cet événement.
8. Campagne d’affichage public.
Nous imprimons une série d’affiches A0 pour habiller les panneaux publics destinés à cet effet. Et nous déposons des affiche A3 dans les commerces de proximités ouverts.
9. Campagnes sur les réseaux sociaux.
Nous programmons et sponsorisons des publications quotidiennes sur les réseaux sociaux pour générer plus de réservations.
Semaine 3
10. Finalisation du spectacle.
Une fois toutes ces actions en place et vérifiée, nous organisons le casting du spectacle, la répétition générale, la décoration et les aspects techniques de l’événement.
Tout est prêt pour l’arrivée des participants.
Prévisionnel
Sur une base maximum de 200 personnes par créneaux (enfant et adultes réunis), nous pouvons réaliser 10 sessions entre 10h et 19h, soit 2000 personnes par jours, sans dépasser 400 personnes réunies dans l’enceinte en même temps.
Pour une journée :
| Nombre de spectacteurs | Chiffre d’affaire généré |
| 200 | 2000€ |
| 500 | 5000€ |
| 1000 | 10 000€ |
| 2000 | 20 000€ |
Coûts fixes incompressibles :
- Conception et impression des supports de communication : 400€
- Campagne d’appels 50 contacts intéressés sur 400 CE : 500€.
- Collage de 100 affiches A0 et diffusions de 100 A4 : 300€
- Publicité sur les réseaux sociaux : 300€.
- Budget minimum spectacle, salle, sacem pour 1 seule représentation : 500€.
Total : 2000€